各办公室、教研室、实验室（中心）：
根据《高等学校档案管理办法》及《徐州医学院档案管理规定》的要求，为确保学院2011年度各类档案及时、完整收集归档，进一步推动学院档案工作的规范化、制度化管理，现将有关事项通知如下：
一、分管领导高度重视本部门立卷归档工作
档案工作是学院重要的基础性工作。各部门要充分认识此项工作的重要性，实行分管领导负责制，配备好具有较高政治、业务素质并相对稳定的部门档案员，积极支持部门档案员的工作，保证他们有足够的时间和精力做好各类档案的归档工作，解决他们在工作中遇到的实际困难。积极做好部门档案员的业务指导和监督检查工作，定期检查本部门档案员履行档案岗位职责情况，保证本部门档案及时、完整归档。
二、各部门档案员要认真做好本部门立卷归档工作
各部门档案员要认真做好平时归档文件材料的收集、整理、分类等工作，确保档案工作与各项工作的衔接和档案材料的齐全、完整、系统；归档的文件材料应质地优良，书绘工整，字迹清楚、图样清晰、规格统一，签字齐备，符合有关规范和标准的要求。
三、归档范围
1.各部门立卷归档的范围按照《徐州医学院各单位归档范围及保管期限》执行。凡2011年1月至
2.各部门举办的重大活动、召开的大型学术会议及开展的重要专项工作等形成的具有保存价值的档案材料，要按活动、工作内容立专题卷归档。
3.依据国家“电子文件与纸质文件同步归档”的要求，各部门在进行归档文件收集工作时，应注意电子文件的同步收集归档。对于仅在网上收发而无纸质文件的在归档时还应将其打印出来一并归档，防止此类文件漏归。
4.各部门获市级以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等获奖材料（含申报材料）及校际交流中具有保存价值的实物档案也须整理归档。
四、归档时间和手续
(一)归档时间
1.各部门形成的文件材料在
2.当年毕业生的学籍、派遣名册等教学类档案在
3.科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定或验收后2个月内归档。
4.随时接收上级规定应接收的档案。
（二）归档手续
各部门向党政办公室移交档案必须履行手续，填写“医学影像学院文书档案移交清单”（附件1）一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，最后交接双方签字。
各部门在归档过程中，党政办公室将提供业务咨询和技术指导。
附件：1. 医学影像学院文书档案移交清单
2. 医学影像学院档案材料归档范围及保管期限
3. 医学影像学院教学科研办公室、重点实验室、实验教学中心档案材料归档范围及保管期限
二○
主题词：文件 归档 通知